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如何为任何专业场合写一封后续邮件

女候选人学习如何给未来的雇主写一封后续邮件弄清楚什么时候以及如何写一封后续邮件对你的整个职业生涯都是有益的,不管你最终在哪个行业工作。即使在你的学术生涯中,总会有机会发送一封礼貌、礼貌的后续邮件。

在你与他人见面或以任何方式与他们建立联系之后,跟进他们是一个重要的工具,可以用来建立人际关系,在招聘经理或学术招聘人员面前脱颖而出,或者为客户提供价值。

这篇文章将给你简要介绍如何写一封后续邮件,什么时候发送,以及你需要包括哪些内容来保持职业操守,脱颖而出,让自己在游戏中处于领先地位。

女员工写专业邮件时卡住

跟进电子邮件的对象、内容、地点、时间和原因

在我们开始讨论如何撰写后续电子邮件的基本细节之前,您应该了解发送电子邮件的基本知识。在以下几节中,我们将介绍如何编写后续电子邮件的5个要点:

你寄给谁的?

什么是后续邮件?

寄往哪里?

何时:什么时候发送是正确的?

为什么:你为什么要寄?

什么是后续电子邮件?为什么要发送?

后续邮件是指你在与某人发生事件后发送给他们的电子邮件。你通常会在职业背景下发一封信,比如在面试后或与客户会面后,但你也可以在学术上使用它们。

把它想象成签入或更新。如果你还没有收到某人关于某事的消息,你可以跟进并提醒他们你正在以非常礼貌的方式等待答复。

面试结束后发送一封后续邮件,向你未来的潜在雇主表明你渴望加入他们的团队,并且你关心这份工作。并不是每个雇主都会与下一轮可能不会考虑的求职者进行沟通,跟进既会给他们留下深刻印象,也会增加他们仔细查看你的求职申请的机会。

在大学或大学面试后也是一样:你想订婚,并表现出你对可能进入他们的学校非常兴奋。这也有助于让你保持在他们的头脑中。

可以这样想:在营销和销售行业,跟进会带来更多的销售。Hubspot的统计数据显示,60%的客户在跟进后会说“不”至少4次,当你跟进时,你完成销售的机会会增加25%。嗯,求职面试很相似,但你不是在推销产品,而是在推销自己。

笔记本电脑显示Gmail收件箱加载后续电子邮件应用程序

为什么我需要学习如何写后续邮件?

我们知道为什么后续邮件很重要,但你可能会想知道为什么你需要真正学会如何正确地写一封后续邮件。基本上,简短的回答是要专业。写一封专业的电子邮件可能很棘手,因为你需要确保你保持正确的语气,包括正确的信息,并避免常见的错误,这些错误可能会导致你的收件人立即点击垃圾按钮。

当你毕业后寄出工作申请,你需要学会如何确保自己第一印象. 一封好的后续邮件会帮助你做到这一点,但你需要能够将语气从学术代写 转换为专业代写 因为他们是两个完全不同的东西。

我应该什么时候发送后续邮件?

以下是一些不同情况的示例,您可以并且应该发送后续电子邮件:

面试之后。

当您之前发送的电子邮件在合理的时间范围内没有得到回复。

在与客户、同事、教授或同事会面后。

几周后,你提交了一份工作申请,却没有任何回应。

在大学或大学面试后。

要求客户为尚未付款的发票付款。

在一个网络活动.

在一个营销序列中(例如,在有人订阅了你的时事通讯或在你的网站上进行了购买之后,你会发送一封电子邮件)。

我应该向谁发送后续电子邮件?

您发送电子邮件的对象取决于您发送电子邮件的场景。以下是一些常见示例和您将使用的联系人:

面试后:把它发给面试你的招聘经理。
当你提交了一份求职申请后还没有回音:把求职信和求职信寄给招聘经理,或者寄给公司的人力资源部。
大学或大学面试后:把它寄给招聘官或面试你的人。

如果你遇到了不止一个人,比如招聘经理和助理经理,你可以抄送(CC)或盲抄送(BCC)另一个人。CCing有人会把邮件的副本发送给第二个人,这样他们就可以查看邮件并保持循环,但他们会看到你发送给他的其他电子邮件,并知道他们不需要回复。BCCing某人会向他们发送电子邮件的副本,但他们将无法看到您发送的其他电子邮件。

门上的金属信箱里装满了求职申请和求职信

我应该在哪里发送后续电子邮件?

这个问题应该是最容易解决的问题,因为你很可能已经与收件人有通信了。如果是这样的话,就把它发到那个电子邮件地址。

但是,如果你还没有与收件人通信,你会怎么做?例如,也许你通过求职网站申请了一份工作,而不是直接向雇主申请,所以你不确定你的求职申请或求职信的去向。这种事总会发生。

大多数公司的网站上都有自己的联系方式。你应该在提交申请之前就已经做了一点调查,这样你就知道该去哪里了。即使他们没有说明招聘经理是谁,或者你要找的是哪个职位,总会有一些类型的联系人列出。如果你找不到你需要的人,给他们列出的联系人发一封电子邮件,或者填写一份联系表格,礼貌地让他们把你引向合适的人。

寻找一个人的名字是很重要的,但这可能是一件很重要的事情。首先,它表明你不遗余力地付出了努力(这意味着你真的想要这份工作、关系或会议)。其次,这样做也会给你一些加分,因为它向你潜在的雇主表明你可以足智多谋。如果你不费心去寻找一个名字,你可能会给人一种懒惰或不热心的感觉。

你也可以选择走传统的路线,用邮件发一封信。然而,这不仅需要大量额外的时间和精力,而且可能会导致延迟,导致您的后续行动来得太迟。

把握好时机

关于后续邮件,您可能会遇到一个最常见的问题:您应该在多长时间内发送一封后续电子邮件?老实说,这个问题其实没有一个答案,因为这取决于你发送的后续邮件的类型。

把握好时机是一封成功的专业电子邮件的关键。你不想太快就把它发出去,惹恼你的收件人,但你也不想在事件发生后等太久。最后,只要你不是不停地发邮件,对你的收信人大肆吹嘘,或者要求太高,发一封后续邮件也不是什么坏时机。

在发送某些类型的后续邮件时,以下是一个很好的时间表:

之后工作面试或大学面试:两周

寄出求职信、简历或求职信后:两周

会后:24小时内

在活动中遇到某人后:一到两天

向客户发送发票后:根据您在发票上设置的到期日,最多30天

年轻女性用笔记本电脑发送求职申请和简历

基本的后续电子邮件模板

首先,让我们回顾一下典型的后续电子邮件的两个基本示例模板。我们将讨论每个特定部分的更多信息,但这些模板将使您了解所有内容应该是什么样子。

你可以在网上找到大量预先制作的样本模板。然而,如果你是为了工作面试、申请、大学面试或任何其他与他人交流的机会而这样做的话,你需要记住,可能会有许多其他的申请人、客户或学生也在跟进。如果是这样的话,很可能其他人也用模板来写邮件,你的收件人可能会注意到这一点。

使用这些模板作为指导,但要确保自己编写内容。你要确保每件事都适合你所写的主题,并且它展示了你自己独特的立场。

模板1:面试后跟进邮件

主题行:下一步[招聘阶段]

嗨[收件人姓名],

很高兴在[日期]与您会面,讨论我的资格和[你申请的职位]的候选人资格。我真的很感谢你抽出时间来见我,并感谢你给我这个机会让你知道为什么我会非常适合你的团队。

期待您的回音,

[你的名字]

模板2:项目、协作、网络等的后续电子邮件。

主题:让我们谈谈[你正在努力实现的目标]

嗨[收件人姓名],

在[活动、日期或地点]见到你真是太好了。我喜欢你分享的关于[他们提到的事情]的见解,相信我在这个问题上有着重要的经验。

我想进一步谈谈[你正在跟进的话题]。下周你有时间打电话或开会吗?请给我发邮件,告诉我你是否有空,或是一些对你有用的时间。

真诚的,

[你的名字]

年轻女子在笔记本电脑上阅读专业电子邮件和求职申请

如何写后续邮件:一步一步的指南

现在你已经知道了你需要做什么的基本知识,是时候学习如何写一封后续邮件了。这就意味着要把它分解,并准确地理解你需要写什么来让你的观点被理解。

以下是任何后续电子邮件的4个核心部分:

主题行

问候语

目录

签署

我们将对后续邮件的所有组成部分进行分解,并为每个部分提供正确的信息。每个部分都需要具体的内容,以确保你的观点和保持专业。

当然,你的电子邮件不会只有三行。但下面的想法和信息会给你一个很好的基础,同时也会给你增加一些回旋余地,让你加入你自己的背景。

打开Gmail的笔记本电脑,向招聘经理发送求职申请和简历

主题行

主题行是电子邮件中显示在某人收件箱中的部分。通常,您会在发件人名称的右侧看到粗体。虽然在平常的日子里你可能不会想太多,但主题行实际上是任何电子邮件中最重要的部分之一。

主题行的重点是让你的收件人快速了解你的电子邮件内容。你希望它被精心设计,这样它能吸引你的收件人的眼睛,并引导他们打开你的电子邮件。在市场营销和人际网络中,如果你不能吸引别人的眼球,他们永远不会打开你的电子邮件,你可能会错过一个客户、销售或联系。

据Mailchimp说对于主题行的最佳实践,您应该坚持主题行中最多9个单词和60个字符。这是为了解释不同的屏幕大小和收件箱布局,如果主题行太长,可能会切断你的主题行。也不要使用表情符号或过多的标点符号,尤其是感叹号。

有时候,为后续邮件想出一个好的主题行可能会有点棘手,所以这里有一些你可以借鉴的想法(前提是它符合你的上下文):

谢谢你今天和我见面

跟进我的面试

你有什么新消息吗?

正在检查有关我的应用程序的更新

跟进我的申请

正在检查[您正在查询的主题]

很高兴在[你说话的日期]和你聊天

询问下一步我的申请

很高兴在[见面日期]与您见面

如果你以前和你的收件人有过交流,你也可以选择直接点击回复你已经有过的邮件,并且避免不得不提出一个主题行。

在Gmail收件箱窗口中显示主题行的笔记本电脑屏幕

问候语:如何开始你的电子邮件

在你的主题行准备好之后,我们就可以开始写邮件了。首先是你的问候。这是您发送的任何电子邮件的标准普通礼貌,即使您只是向朋友或家人发送一些随意的东西。不管怎样,你可能会把这件事交给你的朋友或家人,但在职业背景下,你永远不想在没有问候的情况下发送电子邮件。

你希望你的问候是专业的,礼貌的,友好的。选择一些礼貌的东西,如果你有,尽量用他们的名字(如果你在跟进申请,不知道招聘经理是谁,你可能不会总是这样)。添加他们的名字会使你的电子邮件在建立连接时更加个人化和直接。如果你没有某人的名字,或者你不能完全确定这个名字是正确的,这里有两个普遍接受的选择:

致有关人士

尊敬的先生/女士:

通常,任何专业电子邮件中的问候语都由两行组成:您好,以及友好的“你好吗?”请参见下面的示例:

嗨[收件人姓名],
我希望这封邮件能让你感觉良好。

然后,你可以进入你的电子邮件内容。

你的问候应该是专业和正式的。不要说太随便的话,比如“嘿[名字]”或“怎么了?”把这些问候留给你的朋友。坚持用专业的方式来称呼一封信,例如“你好,[姓名],”“嗨[姓名],”“亲爱的[姓名],”或“问候[姓名]”。你也可以用“早上好[姓名]”之类的话,但要注意,这样做更及时,因为你是在早上发送电子邮件,并不意味着他们会在早上打开它。

下面是一些写下问候语第二句“你好”的方法:

● “希望你做得很好。”

● “我希望你一切都好。”

● “我希望这封信能让你感觉良好。”

● “希望你周末过得愉快。”

● “我希望你一切顺利。”

您还可以将与收件人情况相关的任何当前或最近事件关联起来。例如,如果一个假日周末刚刚过去,你可以说“我希望你最近的假期过得很愉快”。如果他们所在地区最近发生了一个大的天气事件,只要礼貌的话,你可以把这个联系起来。例如,如果接收者住在一个刚刚遭受大暴风雪袭击的地区,你可以说:“希望你在这场暴风雪中保持安全和温暖。”

目录

以下是一个很好的基本三部分结构,可用于您的后续电子邮件内容:

1.让他们回忆起你是怎么认识的。

2.包括你从他们那里得到的收获或见解(比如他们在谈话中提到的东西)。

3.以行动号召结束。

1.你们是怎么认识的

从“我们如何认识”部分开始。这让他们重新认识了你什么时候认识的,以及你现在给他们发电子邮件的原因。职业界的人通常都很忙,每天都会遇到很多人,所以他们可能不会马上记住你。别把它当真。

以下是一些可以作为灵感的台词:

● “上周在[社交活动]见到你真是太好了。”

● “感谢您昨天给我机会采访您。”

● “很高兴在[约会]那天和你在办公室聊天。”

● “我在[您申请的日期]向贵公司申请了一份工作,希望确认您收到了我的申请。”

越具体越好。”“上周在国家贸易博览会上见到你真好”比“上周见到你真好”更有助于唤起别人的记忆

2.外卖或洞察力

把你和他们的谈话中的外卖或小道消息包括进来是很有效的。这表明你的接受者你在积极地参与谈话,并且你在倾听他们对你说的话。这也表明你从他们那里得到了一些价值。

下面是一些可以使用的示例行:

● “我喜欢了解[你和他们讨论过的话题],也很想了解更多。”

● “很高兴听到您分享您在[您讨论的主题]方面的专业知识。”

● “您与我分享了一些关于[您讨论的主题]的惊人见解,我有兴趣了解更多。”

● “非常感谢您抽出时间分享您对[您讨论的主题]的见解,并希望继续对话。”

● “很高兴能更多地了解(公司),我很乐意进一步讨论我的资历。”

如果你在与客户或同事的会议后发送一封后续邮件,这是你回顾会议主题和讨论的要点的部分。你想让他们真正需要做的就是阅读邮件并确认。

3.行动号召

每一封后续邮件,或者一般的专业邮件,都应该包括某种类型的行动呼吁(CTA)。CTA是一个短语或句子,它给你的对象一个行动,或告诉他们你想让他们做什么。这是市场营销和广告行业中经常使用的一个术语,你以前可能也见过:“立即购买”、“今天给我们打电话”或“立即订购”都是非常常见的例子。在专业信函中,它的作用是相同的,但看起来有点不同。

确保你清楚地表明你希望收件人做什么。直截了当,但不要苛求。如果你想要求一个会议或面试,建议一个时间是很有帮助的,但要记住,你谈话的人可能很忙,所以你的要求要灵活一些。

如果你不想让你的CTA在你的邮件里写上你不想浪费的时间。你也可能得不到你想要的答案,因为他们不知道你在找什么。

以下是一些CTA的例子,你可以用礼貌、礼貌的方式来表示你想从你的收件人那里得到什么。

● “我希望你下周有时间讨论下一步的行动。请给我回邮件,告诉我一些与您的日程安排相符的时间。”

● “如果您下周有时间聊天,请用适合您的时间回复。”

● “我知道你很忙,但如果你本周有时间给我打个电话,你可以打电话给我。”

● “我随信附上了我的求职信和简历,供你审阅。如果您有任何问题或想与我见面讨论我的资格,请告诉我。”

● “我期待着很快收到你的来信。”

● “如果你下周有时间见面,请告诉我。如果您有几分钟时间聊天,我将在[您有空的日期]有空。”

● “我期待着与您更详细地讨论[讨论的主题]。请尽早给我打电话或发电子邮件。”

签署

当你说再见的时候,你的签名会出现在邮件的末尾。在大多数专业邮件中,你会看到这样的内容:

谢谢您,
[你的名字]

你永远不想在没有签名的情况下发送电子邮件。它看起来很不专业,可能会让人觉得很懒。此外,这也可能会给人留下一种印象,即你漏掉了一些东西,或者只是意外地放弃了。

“谢谢”是更传统、更常见的结束专业电子邮件的方式,以下是您可以使用的其他几个选项:

真诚的

快点说

最美好的祝福

当做

你真的

祝你一切顺利

谨致问候

恭敬地

如果你正在联系一个你还没有直接联系过的人,最好在你签完字后写上你自己的联系方式。你的电话号码和电子邮件通常就足够了。即使你是从你自己的电子邮件地址发送电子邮件,你还是应该在末尾加上这个,这样收件人就可以有多种选择来联系你。

年轻的求职者用论文
写笔记以备后续邮件

在后续邮件中应该避免的常见错误

在职业世界里,电子邮件和给朋友、家人或顾客发电子邮件有点不同。有了后续邮件,你心里就有了一个具体的目标,需要相应地写下来。

学习如何写后续邮件的一个重要部分是学会做什么-不做什么。下面是一些人们在后续邮件中常犯的错误,这样你就知道你需要避免什么(以及为什么避免这些错误很重要)。

在你的主题行中使用“follow-up”,或者说“只想跟进”或“只是签入”。这是普通的,不会给你的电子邮件增加任何价值,这可能会导致你的整个邮件被忽略或未打开。

等待太久,无法发送后续消息。你要把握好时机。这意味着在太早和太迟之间找到合适的时间。如果你等得太久,收信人可能记不起你了。更糟糕的是,他们有可能在收到你的消息时已经填补了空缺。

使用俚语或随便的语言。保持专业。你在和未来的雇主、业务关系、导师或同事交谈,而不是你的妈妈或你最好的朋友。

把邮件写得太长了。不要把收件人的时间浪费在超负荷的内容上。保持简短和直接。此外,如果你添加了太多的文本,你的关键点或请求可能最终被埋没和忽略。

不要重复检查申请过账。有时候,招聘启事会特别注明,如果你没有回音,就不要发回信或者联系招聘经理。如果你不注意这一点,你将向你未来的雇主表明你不能听从指示,而这对求职者来说并不是什么好品质。

需要记住的额外跟进电子邮件提示

在你开始代写 之前,以下是一些最后时刻要记住的提示:

让你的收信人轻松些。如果你想让他们联系你,把你的联系方式写在邮件里(即使他们已经有了)。

永远要积极、专业、有礼貌,即使你对某事生气或不高兴。语法上有一个音调检测功能,这是很好的。

至少校对两次你的邮件。避免语法、句子结构和标点符号这会给你的收信人留下不好的印象。

删除一些手机在电子邮件末尾添加的“从我的iPhone发送”或“从我的Android发送”签名。这可能会给你的收件人留下这样的印象:你没有花足够的精力去删除默认的签名,你没有花时间坐下来好好整理你的邮件。

女性商务女性使用书面笔记创建专业的后续电子邮件

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